Les charges récupérables font régulièrement l'objet de dissensions entre propriétaires et locataires. Or, leur répartition est à priori plus simple qu'il n'y paraît. En effet, la loi prévoit la liste exhaustive des charges récupérables par le bailleur que ce soit pour les bailleurs privés ou pour les HLM.
Une exception : la location meublée.

La location meublée : un régime dérogatoire en matière de charges récupérables

Dans ce cas de figure, les parties ont le choix.
Elles peuvent fixer forfaitairement le montant des charges. Ce système a l'avantage d'être très souple en matière de comptabilité. Une fois le montant fixé, nul besoin de décompte ni de pièces justificatives.
Le forfait se suffit à lui même. Par contre, assortir une location meublée de charges forfaitaires contraint le bailleur à bien estimer le montant des charges. Aucune régularisation n'est possible. Le risque pèsera ainsi intégralement sur le propriétaire.

Charges récupérables pour les locations non meublées

Lorsque le logement est loué nu, les charges récupérables sont fixées par le décret du 26 août 1987 pour les bailleurs privés, et par celui du 9 novembre 1982 pour les HLM. Les deux décrets sont rigoureusement les mêmes.
Les charges récupérables sont identiques pour les deux types de bailleurs et se décomposent en huit postes :
  • les antennes collectives, du moins pour les locataires qui consentent à être raccordé à ce service;
  • les ascenseurs, sauf pour les locataires du rez-de-chaussée et à la condition expresse que l’ascenseur ne desserve pas le sous-sol ou un local commun ou privatif;
  • le chauffage et l'eau chaude collectifs;
  • l'eau froide concernant les parties communes et leur entretien, y compris l'arrosage des pelouses le cas échéant;
  • les travaux d'économie d'énergie lorsqu'ils ont fait l'objet d'une concertation;
  • les dépenses de personnel en fonction des tâches qui lui sont attribuées;
  • l'entretien des parties communes à l'exclusion de celui des toits végétalisés;
  • les taxes d'enlèvement des ordures et les taxes de balayage, à l'exception des frais de confection des rôles.
En dehors de cette liste, aucune autre charge n'est récupérable. L'option pour le forfait en non meublé est illégal. Les tribunaux sanctionnent systématiquement. De plus les charges récupérées doivent être justifiées.

Les charges des locaux vacants

Les charges des locaux vacants ne peuvent en aucun cas être ventilées sur les logements loués. Là aussi la justice veille.

La régularisation annuelle

L'usage veut que le bailleur demande une provision pour charges et procède au moins à une régularisation annuelle. Cette règle vaut également pour les locations meublées soumises au régime des charges réelles. Mais rien n'interdit au bailleur de renoncer à la provision mensuelle et de refacturer les charges au fur et à mesure que lui-même les règle. La lourdeur de la procédure est néanmoins dissuasive.
Par contre, lorsque le législateur parle d'au moins une régularisation annuelle, il autorise implicitement à régulariser sur des périodes plus courtes, semestrielles voire trimestrielles. Il convient cependant de garder à l'esprit qu’une régularisation sur une période plus longue qu’une année autorise de fait le locataire à étaler ses règlements sur douze mois.
Les charges récupérables doivent faire l'objet d'un décompte adressé au locataire. Il doit être ventilé par postes en tenant compte des huit postes prévus par la loi. La procédure vaut pour les locations meublées et pour les logements nus. Il arrive néanmoins qu'un locataire soit récalcitrant.
Après un premier rappel de courtoisie, il convient de lui faire parvenir une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception uniquement, le sommant de régler les sommes dues. C'est un préalable à tout contentieux. De plus, ce courrier fait courir les intérêts légaux.

Bailleurs : que faire en l'absence de paiement ?

En l'absence de paiement, deux procédures sont envisageables.
L'injonction de payer est une première solution. Elle se fait par simple requête au greffe, et sans avoir recours à un avocat si la somme réclamée est inférieure à 10 000 euros. Une fois cette injonction obtenue, et à défaut d’opposition dans le mois suivant sa signification, le bailleur pourra faire saisir les comptes du débiteur.
En second lieu, lorsque l'impayé équivaut à deux fois le montant du loyer et que le bail comporte une clause résolutoire, il suffit de mandater un huissier de justice. Ce dernier délivrera au locataire un commandement de payer visant la clause résolutoire. Le débiteur aura alors deux mois pour régler sa dette ou demander un délai au tribunal s'il peut prouver et sa bonne foi et ses difficultés. A défaut, une procédure d'expulsion pourra être lancée.